Open Spaces sind ein tolles Format, das nicht nur durch ihre Struktur, sondern vor allem durch das Erlebnis, das sie für die Teilnehmenden schaffen, hervorsticht. Dieses innovative Konzept kann Teams und Unternehmen dabei helfen, echte Zusammenarbeit zu fördern, kreative Lösungen zu entwickeln und gleichzeitig die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu steigern.
Warum sind Open Spaces wertvoll für Unternehmen?
1. Die Prinzipien hinter Open Spaces
Open Spaces basieren auf dem Prinzip der Selbstorganisation. Die Agenda wird nicht von einem Moderator vorgegeben, sondern von den Teilnehmenden selbst entwickelt. Dieses Prinzip der Freiwilligkeit und Eigenverantwortung schafft eine Dynamik, die traditionelle Meeting-Formate oft vermissen lassen.
2. Open Spaces als Raum für Zukunft und Kreativität
Im Gegensatz zu retrospektiven Formaten, die sich oft auf vergangene Probleme konzentrieren, liegt der Fokus von Open Spaces auf der Zukunft: Welche Ideen können wir entwickeln? Welche Themen sind gerade relevant? Dabei schließt das Format jedoch nicht aus, dass auch vergangene Themen aufgegriffen und weiterentwickelt werden. Dieser offene Ansatz schafft einen Raum für kontinuierliches Lernen und Innovation.
3. Einbindung aller Teilnehmenden in Open Spaces
Das offene Format gibt allen Teilnehmenden eine Stimme. Jeder, der ein Thema oder eine Frage hat, kann diese einbringen. Dies führt zu einer höheren Identifikation der Beteiligten mit den Ergebnissen und sorgt dafür, dass relevante Themen bearbeitet werden.
Das besondere Gefühl bei Open Spaces erleben
Open Spaces schaffen eine Atmosphäre, die sich durch Freiheit, Kreativität und gegenseitigen Respekt auszeichnet. Teilnehmende berichten oft von einem Gefühl der Leichtigkeit und Begeisterung, da sie – anders als in herkömmlichen Meetings – aktiv gestalten können.
Ein entscheidender Faktor dafür ist das sogenannte „Gesetz der zwei Füße“: Jede Person entscheidet selbst, wo sie teilnehmen möchte und wann es Zeit ist, zu einem anderen Thema zu wechseln. Diese Flexibilität sorgt dafür, dass die Energie und das Engagement im Raum erhalten bleiben.
Warum eignen sich Open Spaces besonders für Unternehmen?
1. Lösungsorientierte Kollaboration mit Open Spaces
Unternehmen stehen häufig vor komplexen Herausforderungen, die keine einfachen Lösungen haben. Open Spaces bringen die richtigen Menschen zusammen, um diese Herausforderungen gemeinsam anzugehen und innovative Ansätze zu entwickeln.
2. Open Spaces fördern Unternehmenskultur
Die Einbindung der Mitarbeitenden in wichtige Themen und Entscheidungen zeigt Wertschätzung und schafft Vertrauen. Open Spaces unterstützen eine Kultur der Offenheit und Partizipation, die gerade in agilen Organisationen essenziell ist.
3. Nachhaltige Ergebnisse durch Open Spaces
Durch die aktive Einbindung entstehen nicht nur neue Ideen, sondern auch ein gemeinsames Verständnis und Commitment für die Umsetzung. Das sorgt dafür, dass Ergebnisse aus einem Open Space oft eine hohe Relevanz und Umsetzungswahrscheinlichkeit haben.
Wie funktioniert ein Open Space?
Ablauf eines typischen Open Space
- Eröffnung des Open Space: Ein Facilitator erklärt die Regeln und stellt den Rahmen vor.
- Themenfindung in Open Spaces: Teilnehmende können Themen vorschlagen und diese an einer „Marktplatzwand“ platzieren.
- Sessionplanung: Die Gruppe stimmt sich ab, welche Sessions wann und wo stattfinden.
- Durchführung der Sessions: Kleine Gruppen arbeiten selbstorganisiert an den Themen.
- Dokumentation der Ergebnisse: Die Ergebnisse jeder Session werden festgehalten und für alle zugänglich gemacht.
- Abschlussrunde im Open Space: Eine Reflexion der Ergebnisse und des Prozesses schließt den Open Space ab.
Unser Erfahrungsbericht: Von der Retro zum Open Space
Als wir in einem Projekt mit einem Kunden aus der Rückversicherungsbranche eine Value Stream Retrospektive durchführten, war das Feedback überwiegend negativ. Wir haben das mit ROTI (Return on Time Invested) gemessen: Über 50 % der Teilnehmenden gaben an, dass die investierte Zeit überwiegend nutzlos war. Dies veranlasste uns, das Format grundlegend zu überdenken.
Ein weiteres Problem war, dass von den Entwicklern kaum Themen für die Retro vorgeschlagen wurden. Vermutlich lag das daran, dass viele Probleme bereits auf Team-Ebene oder in anderen Runden gelöst wurden. Die Value Stream Retro wurde zunehmend ein Raum, in dem vor allem übergreifende organisatorische Themen diskutiert wurden, die aus dem Value Stream resultierten und kein gesondertes Format zur Bearbeitung hatten. Viele Entwickler hatten das Gefühl, fehl am Platz zu sein.
Der Wechsel zum Open Space
Als wir das Format wechselten und einen Open Space einsetzten, stieg das Interesse merklich. Besonders geschätzt wurde, dass die Themen offen wählbar waren und man sich mit Aspekten befassen konnte, für die sonst keine Zeit blieb. Es entstanden Freiräume für das Ausprobieren neuer Ansätze und das Weiterentwickeln bestehender Ideen.
Vorbehalte und Ergebnisse
Einige Teilnehmende äußerten anfänglich Bedenken, ob die Zeit effizient genutzt werden würde, da das Format so frei gestaltet ist und keine feste Agenda bietet. Doch diese Skepsis wurde schnell ausgeräumt: Der Open Space führte zu einer Vielzahl von spannenden und relevanten Themen auf der Agenda, die effektiv bearbeitet wurden. Die anfänglichen Vorbehalte verwandelten sich in Begeisterung über die erzielten Ergebnisse.
Erfolgsfaktoren eines Open Space
- Klare Kommunikation des Formats: Den Teilnehmenden muss klar sein, dass sie die Agenda selbst gestalten und aktiv mitwirken.
- Geeigneter Rahmen für Open Spaces: Ein großer, flexibler Raum, mehrere Räume für kleinere, parallel stattfindende Sessions und ausreichend Materialien wie Flipcharts und Post-its sind essentiell.
- Ergebnisse sichern: Eine gute Dokumentation stellt sicher, dass die erarbeiteten Inhalte nachhaltig genutzt werden können. Dafür verwendest du am besten ein Template, welches allen Teilnehmern zur Verfügung gestellt wird.
- Facilitator(en) mit Erfahrung: Gute Facilitatoren sorgen dafür, dass sich alle Teilnehmenden wohl und motiviert fühlen.
Fazit: Open Spaces in Unternehmen einsetzen
Open Spaces sind mehr als nur ein Meeting-Format. Sie bieten Unternehmen eine Möglichkeit, echte Partizipation zu fördern, kreative Lösungen zu entwickeln und die Zusammenarbeit nachhaltig zu verbessern. Unser Erfahrungsbericht zeigt: Der Wechsel zu einem Open Space kann sich lohnen – vor allem, wenn es darum geht, die Energie und Kreativität eines Teams bzw. einer Organisation freizusetzen.
Wollen Sie Open Spaces auch in Ihrem Unternehmen etablieren? Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie wir dieses Format auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden können!
