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Lessons Learned vs. Retrospektive

In diesem Blogartikel geht es um den Unterschied zwischen dem „Lessons Learned“, welches im klassischen Projektmanagement meist in der Phase des Projektabschlusses durchgeführt wird und der „Retrospektive“, welche im agilen Projektmanagement in regelmäßigen Abständen erfolgt.

Lessons Learned

Im klassischen Projektmanagement nach der Wasserfall-Methode wird in der Projektabschluss-Phase in der Regel ein Lessons Learned Workshop durchgeführt, um vergangene Projekterfahrungen zu konservieren und daraus für zukünftige Projekte zu lernen.

Definition

Was genau ist ein Lessons Learned? Wikipedia hilft hier weiter. Es handelt sich um „gewonnene Erkenntnisse“ und ist ein Begriff aus dem Projektmanagement bzw. des Wissensmanagements. Dabei werden positive, sowie negative Punkte des Projekts schriftlich festgehalten und systematisch gesammelt, bewertet und verdichtet. Die zukünftige Beachtung der Punkte kann sich als nützlich erweisen. Häufig ist das Lessons Learned auch Teil der Projektabschlussdokumentation. Die Ergebnisse des Lessons Learned können in einer Projektdatenbank abgelegt werden, damit man in Vorbereitung auf zukünftige Projekte auf sie zugreifen kann.

Workshop

Ein Lessons Learned wird in der Regel in Form eines Workshops durchgeführt. Vor dem Workshop macht es Sinn, eine strukturiere Excel-Liste an die Teilnehmer zu senden, um initial und ohne Druck die ersten positiven und auch negativen Punkte von den Projektbeteiligten einzusammeln.

Im Workshop geht es darum, die positiven Punkte des Projektes zu identifizieren, zu loben und beim nächsten Projekt erneut anzuwenden, aber auch darum, die negativen Punkte zu identifizieren und sich zu überlegen, wie diese beim nächsten Projekt vermieden oder behoben werden können.

Der Workshop sollte bestenfalls von einem projektfremden Moderator durchgeführt werden, der seine Aufgabe ohne eventuell durch das Projekt entstandene Emotionen durchführen kann.

Kritik

Größter Kritikpunkt ist meiner Meinung nach der Zeitpunkt der Durchführung. Da das Lessons Learned meist erst am Ende des Projektes durchgeführt wird, ist die Beteiligung und das Committment der Projektmitglieder häufig nicht mehr sehr hoch. Für viele ist klar, dass sich die Wege der Mitarbeiter nach diesem Projekt trennen werden und es kann vorkommen, dass Probleme unausgesprochen bleiben oder bestehende Konflikte ignoriert werden.

Ein weiterer Kritikpunkt ist, dass die gewonnen Erkenntnisse nach dem Projekt häufig nicht in einer Datenbank oder zentralen Ablage aufgenommen werden, sondern die Erkenntnisse auf dem Projekt-SharePoint einstauben und vergessen werden. In diesem Fall gehen wertvolle, gemachte Erfahrungen verloren und der Lerneffekt verpufft für projektfremde Mitarbeiter.

Retrospektive

Die Retrospektive ist eine Methode des agilen Projektmanagements und wird in Projekten, die nach Scrum durchgeführt werden, nach jedem Sprint
veranstaltet (alle 2 bis 4 Wochen, je nach Sprintlänge). Damit wird die Schwäche der einmaligen Durchführung des Lessons Learned aufgegriffen und eliminiert.

Definition

Bei der Retrospektive in Scrum geht es darum, die Arbeitsweise des Entwicklungsteams zu analysieren und Maßnahmen abzuleiten, wie man diese in Zukunft verbessern kann. Bei der einfachsten Form der „Retro“, wird ein Brainstorming mit dem Team veranstaltet, bei dem identifiziert wird, was im letzten Sprint gut gelaufen ist und man beibehalten sollte und welche Dinge nicht gut gelaufen sind und wie diese in zukünftigen Sprints verbessert werden können. Pro durchgeführter Retrospektive sollte mindestens eine konkrete Maßnahme in den nächsten Sprint aufgenommen und umgesetzt werden.

Methoden

Methoden für Retrospektiven gibt es viele. Wenn Sie sich näher mit den einzelnen Methoden auseinandersetzen wollen, dann empfehle ich Ihnen folgende zwei Bücher zu lesen:

  1. Agile Retrospectives: Making Good Teams Great von Esther Derby
  2. Retrospektiven in agilen Projekten: Ablauf, Regeln und Methodenbausteine von Judith Andresen

Toolbox / Empfehlung

Ein weiteres interessantes Tool, um sich einen Überblick über die verschiedenen Methoden in Retrospektiven zu machen ist der Retromat. Hier kann man sich zufällig bis zu 5 Methoden zusammenwürfeln, die man bei der nächsten Retro anwendet.

Ich empfehle Ihnen die Learning Matrix auszuprobieren. Dabei wird eine 2×2 Matrix aufgezeichnet und das Team kann Post-Its in den jeweiligen Quadranten platzieren. Dabei gibt es folgende Aufteilung:

  1. Dinge, die nicht gut gelaufen sind und verändert werden sollten
  2. Dinge, die gut gelaufen sind und wiederholt werden sollten
  3. Ideen, die man im nächsten Sprint testen sollte
  4. „Blumensträuße“ für Aktionen von Teammitgliedern, für die man sich bedanken möchte

Fazit

Ich präferiere die Retrospektive gegenüber dem Lessons Learned aus dem klassischen Projektmanagement, da die Retro und auch die identifizierten Maßnahmen schon während des laufenden Projektes durchgeführt werden und nicht erst beim Abschluss. Zur Zeit des Projektabschlusses ist die Motivation der den Beteiligten, Maßnahmen umzusetzen häufig nicht mehr besonders ausgeprägt. Die Retro ist somit eine Methode der stetigen Entwicklung und sorgt dafür das sich der Prozess kontinuierlich verbessert. Außerdem wird bei der Retro ein grundsätzlicher Raum für die Selbstreflexion des Teams geschaffen. Dieser wird bei klassischen Projekten häufig eher vernachlässigt.

Haben Sie Fragen oder Anregungen zu dem Thema oder benötigen Sie einen Scrum Master für Ihr Team? Dann schreiben Sie mir eine E-Mail an stefan.roeber@roeber.consulting

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